Εθνική Φρουρά & Ιστορία, τεύχος 43ο

συνομιλητών και τοποθετούμε επιδαπέδιους ιστούς με τις σημαίες των χωρών, εάν συμμετέχουν ξένοι. Στο τραπέζι των συνομιλητών τοποθετούνται πινακίδες ένδειξης θέσεων, σημειωματάρια, στυλό, μολύβια και δυνατότητα σερβιρίσματος καφέ, βουτημάτων, χυμού και νερού. Η διάταξη των αντιπροσωπιών στο τραπέζι των συνομιλιών γίνεται με βάση τη σειρά προβαδίσματος, όπως αυτή αναλύθηκε σε προηγούμενο κεφάλαιο. Εάν οι ανάγκες επιβάλλουν μεταφραστή, τότε εξασφαλίζουμε. Συνήθως, οι ξένες αποστολές συμπεριλαμβάνουν στην αντιπροσωπία τους και μεταφραστή. Απαραίτητη πρέπει να είναι η συνεννόηση εκ των προτέρων για τις γλώσσες στις οποίες θα γίνονται οι συνομιλίες, π.χ. αν οι συνομιλίες θα γίνονται στις μητρικές γλώσσες με μετάφραση στην αγγλική. Δυνατότητα επίσης για παράθεση καφέ, νερού κλπ. πρέπει να υπάρχει και εκτός της αίθουσας για τα μέλη των αντιπροσωπιών, πριν αυτά εισέλθουν στον χώρο εν αναμονή της άφιξης των επικεφαλής. Τέλος, μετά από την είσοδο των επίσημων αντιπροσωπιών στην αίθουσα και αφού καταλάβουν τις θέσεις τους, ο επικεφαλής της φιλοξενούσας χώρας προσφωνεί τον Υψηλό προσκεκλημένο και την αντιπροσωπία του. Στη συνέχεια ο Υψηλός προσκεκλημένος αντιφωνεί, ευχαριστώντας για την πρόσκληση και την υποδοχή. Συνήθως ο χρόνος αυτός δεν ξεπερνά το ένα λεπτό για κάθε ομιλούντα, με σύνολο δύο λεπτά. Σε αυτό τον χρόνο επιτρέπεται η είσοδος των ΜΜΕ για λήψη εικόνας. Τα ΜΜΕ συνοδεύονται πάντα από αρμόδιο άτομο, που ορίζεται για αυτό τον σκοπό από τους διοργανωτές. Όλες οι ρυθμίσεις πρέπει να διευθετούνται μεταξύ των εκπροσώπων όλων των πλευρών έγκαιρα και με τη σύμφωνο γνώμη τους. 53 ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ - ΕΘΙΜΟΤΥΠΙΑ ΥΠΟΜΝΗΜΑ 1. ΤΡΑΠΕΖΙ ΣΥΝΟΜΙΛΙΩΝ 2. ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΙΑ ΟΙΚΟΔΕΣΠΟΤΟΥ 3. ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΙΑ ΦΙΛΟΞΕΝΟΥΜΕΝΩΝ 4,5. ΛΟΙΠΟ ΒΟΗΘΗΤΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΑΝΤΙΠΡΟ- ΣΩΠΙΩΝ 6. ΑΝΑΛΟΓΙΟ 7. ΟΘΟΝΗ ΠΡΟΒΟΛΗΣ 8. ΣΗΜΑΙΕΣ 9. ΔΙΕΡΜΗΝΕΑΣ 10. ΒΕΣΤΙΑΡΙΟ 11. ΠΡΑΚΤΙΚΟΓΡΑΦΟΣ